Kisvállalkozók Ügyviteli Kézikönyve

A kiadvány formátuma hibrid. Ez azt jelenti, hogy könyv és e-book formátumban is létezik. A vásárlónak postai úton megküldjük a hagyományos nyomdai könyv formátumban, de egyúttal le is töltheti e-bookként.

Kisvállalkozóknak szól e kiadványunk. A kisvállalkozók körét sokféle paraméter szerint meg lehet határozni. Kiadványunkban alapvetően a vállalkozási forma alapján az egyéni vállalkozókat, betéti társaságban, korlátolt felelősségű társaságban vállalkozókat tekintjük kisvállalkozóknak. E meghatározáshoz hozzá tartozónak gondolunk még egy kiegészítést: 100 millió forint éves árbevétel alatt tekintünk egy vállalkozást kisvállalkozásnak. 

Vállalkozni egyéni vállalkozóként is és gazdasági társaság alapításával lehet. Kiadványunkban összehasonlítjuk az egyes vállalkozási formák előnyeit, hátrányait. Részletesen bemutatjuk a vállalkozások alapításának, működésének, adózásának, könyvelésének szabályait. Ez alapján könyvünkből az olvasó teljes áttekintést  kap a vállalkozással szükségszerűen együttjáró ügyviteli feladatokról.

Kiemelten foglalkozunk a kisadózás – a kata adózási mód szabályaival, amelyet egyéni vállalkozók, közkereseti társaságok betéti társaságok alkalmazhatnak.  A kata szigorítása után felvázoljuk az alternatív adózási lehetőségeket is. 

A könyvvezetés, beszámolókészítés a „könyvelés”  szakterületét jelenti a vállalkozás-ügyvitelben. Ebben a körben a szabályok ismertetése mellett felhívjuk a figyelmet arra, hogy a könyvvezetés során lehetőség van a vezetői számvitel rendszerének kialakítására is, amellyel a cégvezetés olyan információkat kaphat a céges működés folyamatairól, a bevételek, költségek és az eredmény alakulásáról – amilyent csak  akar. 

Bemutatjuk a számlázás, nyugtaadás, készpénzkezelés szabályait – amelyek valamennyi vállalkozási formában azonosak. Kitérünk az online számla-adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének módjára, és végig vesszük a  NAV online számla regisztráció lépéseit is. Ezzel a vállalkozás már el is indulhat a digitalizáció útján. De tovább is kell lépni ezen az úton: meg kell teremteni a vállalkozás elektronikus ügyintézési képességét is. Könyvünk tartalmazza ennek forgatókönyvét. Az elektronikus ügyintézés alapvető szabályaival azért kell tisztában lennie minden vállalkozónak, mert ez a kötelező főszabály: egyéni vállalkozót és gazdasági társaságot  is törvény kötelezi az elektronikus ügyintézésre. A hivatalokkal, hatóságokkal való kapcsolattartás ma már nem papíralapon működik. 

A vállalkozási tevékenység végzése, és ennek részeként a vállalkozói ügyvitel jelentős részben személyes adatok kezelésével jár. Szervezeti formájától és tevékenységétől függetlenül gyakorlatilag minden szervezet – gazdasági társaság, egyéni vállalkozó kezel személyes adatokat. Felvázoljuk az adatkezelési tevékenységek leltárát a kisvállalkozásban. Kényes terület ez a vállalkozásban, súlyos bírságok kiszabásának veszélyével. Kiadványunk alapján érthető lesz, hogy mit kíván az uniós adatvédelmi rendelet   – a GDPR – egy hazai kisvállalkozástól, és ezen elvárásoknak milyen intézkedésekkel kell megfelelni. 

Elmúltak már azok az idők, amikor egy vállalkozásban hanyagolható volt az információbiztonság. Az e téren jelentkező kihívásoknak kisvállalkozásban is meg kell felelni - csak rajtunk múlik, hogy ne legyünk elcsapható gyengék, védtelenek, naivak és áldozatok. Pontokba szedve leírjuk, mit tehet a kisvállalkozás önmaga, adatai vagyona és pénzeszközei védelmében.

Tartalomjegyzék

BEVEZETÉS 13

1. FEJEZET – VÁLLALKOZÁS EGYÉNI VÁLLALKOZÓKÉNT 16
1.1 Alapítási, működési szabályok 16
1.1.1. Az egyéni vállalkozó fogalma 16
1.1.2. Ki nem lehet egyéni vállalkozó? 18
1.1.3. Egyéni vállalkozás alapításának menete 19
1.1.3.1. Bejelentés 19
1.1.3.2. Adószám, nyilvántartási szám, KSH szám megállapítása 20
1.1.3.3. Adózási módok választása a bejelentés során 21
1.1.3.3.1. Áfa adózási mód választása 21
1.1.3.3.2. Választások a jövedelemadózásban 27
1.1.3.4. Bejelentés a Rendelkezési nyilvántartásba 28
1.1.3.5. Kamara regisztráció 29
1.1.3.6. Építőipari kivitelező vállalkozások regisztrációja 29
1.1.3.7. Bankszámlanyítási és vezetési kötelezettség 29
1.1.4. Az egyéni vállalkozó felelőssége 30
1.1.5. Az egyéni vállalkozóra vonatkozó működési szabályok 31
1.1.5.1. Az egyéni vállalkozó névhasználata 32
1.1.5.2. Személyes közreműködés 32
1.1.5.3. Székhely, telephely, fióktelephely 33
1.1.5.4. A tevékenységi körök 35
1.1.5.5. Engedélyköteles tevékenységek, képesítési követelmények 36
1.1.5.6. Változásbejelentési kötelezettség 38
1.1.5.7. Az egyéni vállalkozás szünetelése 38
1.1.5.8. Eladható-e az egyéni vállalkozás? 41
1.1.5.9. Az egyéni vállalkozás továbbfolytatása az örökös által 42
1.1.6. Az egyéni vállalkozói jogállás megszűnése 42
1.1.7. Az egyéni vállalkozói tevékenység ellenőrzése 44
1.1.8. Az egyéni vállalkozók hatósági nyilvántartása 45
1.1.9. Egyéni vállalkozói tevékenység továbbfolytatása egyszemélyes gazdasági társaságban 46
1.2. AZ EGYÉNI VÁLLALKOZÓ ADÓZÁSA 51
1.2.1. Választható adózási módok 51
1.2.1. Adóbevallási technikai tudnivalók 52
1.2.2. Kisadózó vállalkozások tételes adója (KATA) szerinti adózás 55
1.2.2.1. A KATA lényege 56
1.2.2.2. Kapcsolt vállalkozások közötti katázás 59
1.2.2.3. Számlakiállítás külföldi kapcsolt vállalkozás részére 59
1.2.2.4. Számlakiállítás évi 3 millió forintot meghaladóan ugyanazon külföldi kifizetőnek 59
1.2.2.5. Tájékoztatási kötelezettség szerződéskötéskor 60
1.2.2.6. Ki nem választhatja a katát? 60
1.2.2.7. Helyi iparűzési adó kata alatt 61
1.2.2.8. Kata és áfa 61
1.2.2.9. Számlázás, nyugtaadás 62
1.2.2.10. Könyvelés kata alatt 62
1.2.3. Egyéni vállalkozó adózása az Szja törvény hatálya alatt 63
1.2.3.1. Vállalkozói személyi jövedelemadó 64
1.2.3.1.1. Havi adó és járulékfizetés egyéni vállalkozásban 64
1.2.3.1.2. Vállalkozói kivét 65
1.2.3.1.3. A vállalkozói szja 66
1.2.3.1.4. Jövedelem- (nyereség-) minimum egyéni vállalkozásban 67
1.2.3.1.5. Költségelszámolás 67
1.2.3.1.6. Főbb bevétel-csökkentési lehetőségek a vállalkozói szja alatt 68
1.2.3.1.7. Kisvállalkozások adókedvezménye 70
1.2.3.1.8. Jövedelemkivételi lehetőségek egyéni vállalkozásban a vállalkozói szja hatálya alatt 71
1.2.3.2. Az átalányadó alternatíva 73
1.3. Egyéni vállalkozó könyvelése a vállalkozói szja alatt 76
1.3.1. Könyvelési alapelvek egyéni vállalkozásban 78
1.3.2. Alapnyilvántartások közös szabályai 81
1.3.3. Naplófőkönyv vezetése 82
1.3.4. Pénztárkönyv vezetése 83
1.3.5. Részletező nyilvántartások vezetése 84
1.3.6. Alapvető bizonylati szabályok 85
1.3.7. Hogyan válasszunk könyvelőt? 87
1.4. Összefoglaló: az egyéni vállalkozás előnyei és hátrányai 92
1.5. Az egyéni cég 95
2. FEJEZET – VÁLLALKOZÁS GAZDASÁGI TÁRSASÁGBAN 96
2.1. CÉGFORMÁK – MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK 97
2.1.1. Közkereseti társaság – Betéti társaság 97
2.1.2. Korlátolt felelősségű társaság 101
2.1.2.1. A törzstőke 106
2.1.2.2. A kft. szervezete 107
2.1.2.3. Az ügyvezető 109
2.1.3. Zártkörűen működő részvénytársaság (Zrt.) 109
2.1.4. A cégtulajdon lényege 110
2.1.5. A céges működés kérdései 115
2.1.6. Az ügyvezető felelőssége 117
2.1.7. Gazdasági társaságok átalakulásában rejlő lehetőségek 120
2.1.8. Külföldi kapcsolatok – fióktelepek itt is, ott is 122
2.1.9. Kiszállás a cégből 122
2.2. A GAZDASÁGI TÁRSASÁG ADÓZÁSA 129
2.2.1. Mit jelent a társasági adó alatt adózni? 131
2.2.1.1. A költségelszámolás főbb szabályai 132
2.2.1.2. Adóalapcsökkentési lehetőségek a társasági adóban 133
2.2.1.3. Adókedvezmények a társasági adóban 136
2.2.1.3. Jövedelemkivételi lehetőségek a társasági adó alatt 137
2.2.2. Gazdasági társaságok KATA szerinti adózása 140
2.2.3. Kisvállalati adó (KIVA) szerinti adózás 141
2.2.4. A társaság adó- és járulékfizetése a tagok jogviszonya után 141
2.3. Összefoglaló a gazdasági társaságok előnyeiről, hátrányairól 143
2.3.1. Közkereseti társaság, betéti társaság előnyei és hátrányai 144
2.3.2. A korlátolt felelősségű társaság előnyei és hátrányai 144
2.4. Számviteli felkészítő cégtulajdonosoknak 145
2.4.1. Mit jelent a beszámolási kötelezettség? 147
2.4.2. A beszámoló formái 148
2.4.3. Egyszerűsített éves beszámoló 149
2.4.4. Az üzleti év 150
2.4.5. A mérleg 150
2.4.6. Az eredménykimutatás 152
2.4.7. Kiegészítő melléklet 155
2.4.8. Belső feladatok a számviteli beszámolóval kapcsolatban 156
2.4.9. Felelősségi szabályok, kisebbségi jogok a beszámoló jóváhagyása kapcsán 158
2.4.10. Számviteli alapelvek 159
2.4.11. Kötelező számviteli szabályzatok 164
2.4.11.1. Számviteli politika 164
2.4.11.2. Pénzkezelési szabályok meghatározása 166
2.4.12. Mit jelent a könyvvezetési kötelezettség? 167
2.4.13. Mit jelent a kettős könyvvitel? 167
2.4.14. Az egységes számlakeret 168
2.4.15. A számlarend 172
2.4.16. A főkönyvi kivonat 174
2.4.17. A bizonylatokra vonatkozó szabályok 176
2.4.17.1. A bizonylati elv és a bizonylati fegyelem 178
2.4.17.2. A bizonylatok alaki és tartalmi kellékei 179
2.4.17.3. Szigorú számadási kötelezettség 182
2.4.17.4. A bizonylatok megőrzése 183
2.4.18. Könyvvizsgálat 184
2.4.19. A beszámoló nyilvánosságra hozatala és közzététele 185
2.4.20. A számvitel rendjének megsértése bűncselekménye 189
3. FEJEZET – SZÁMLÁZÁS – NYUGTAADÁS – KÉSZPÉNZKEZELÉS 191
3.1. A számlázás jelentősége a vállalkozásban 191
3.1.1. A számla típusai 193
3.1.2. A hagyományos, papíralapú számlatömbökkel szembeni követelmények 193
3.1.3. Számlázó programmal szembeni követelmények 195
3.1.4. Számlakibocsátási kötelezettség 197
3.1.5. Mikor kell a számlát kiállítani? A számla­kiállítás helyes időpontja 200
3.1.6. Elektronikus számlákra vonatkozó szabályok 201
3.1.6.1. Az elektronikus számla fogalma 201
3.1.6.2. Az elektronikus számla alkalmazásának feltételei 203
3.1.6.3. A számviteli törvény e-számla szabályai 206
3.1.6.4. Elektronikus számlák megőrzése 207
3.1.6.5. Másolatkészítés, azaz konvertálás 209
3.1.6.6. Digitális archiválás 211
3.1.7. Az elektronikus megőrzés követelményei 212
3.2. Online adatszolgáltatás a számláról 214
3.3. Regisztráció a NAV Online Számla rendszerben 217
3.4. A nyugtaadás szabályai 222
3.5. Kinek kötelező a pénztárgép használata? 225
3.6. Készpénzfizetés és kezelés a vállalkozásban 227
3.6.1. Készpénzfizetési korlát vállalkozások között 227
3.6.2. A készpénzfizetés bejelentése az adóhatóságnak 228
3.6.3. Készpénz fizetés elfogadása árú-kereskedelmi tevékenység esetén 229
3.6.4. A házipénztár 229
3.7. Számla- és nyugtaadás ellenőrzése és elmulasztásának szankciói 231
3.8. Idegen számlák befogadása 232
3.9. A fiktív számlákról 237
4. FEJEZET – E-ÜGYINTÉZÉS – CÉGKAPU – ÜGYFÉLKAPU KISVÁLLALKOZÁSBAN 239
4.1. E-ügyintési alapismeretek kisvállalkozóknak 239
4.1.1. Mit jelent az elektronikus kapcsolattartás kötelezettsége? 242
4.1.2. Mit jelent és miért kell a hivatalos elérhetőség? Mi a biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím? 243
4.1.3. Mi a rendelkezési nyilvántartás? 243
4.1.5. Az elektronikus ügyintézés módjai 244
4.1.6. Mit jelent az elektronikus azonosítási kötelezettség? 245
4.1.6.1. Egyéni vállalkozó azonosítása 247
4.1.6.2. Betéti társaság, korlátolt felelősségű társaság azonosítása 247
4.1.7. Miért és hogyan kell a dokumentumokat hitelesíteni az elektronikus kapcsolattartás során? 248
4.1.8. Dokumentumhitelesítés elektronikus aláírással 252
4.1.9. Azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés (AVDH) 253
4.1.10. Kézbesítési szabályok az e-ügyintézés során 254
4.2. A VÁLLALKOZÁS E-ÜGYINTÉZÉSI KÉPESSÉGÉNEK MEGTEREMTÉSE 255
4.2.1. Ügyfélkapu regisztráció 255
4.2.2. Cégkapu regisztráció 256
4.2.3. Bejelentés a Rendelkezési nyilvántartásba 257
4.2.4. Az írásbeli nyilatkozatok érvényességének biztosítása 258
4.3. A CÉGKAPU HASZNÁLATA 259
4.3.1. A tarhely.gov.hu 259
4.3.2. Cégkapu beállítások 260
4.4. ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS A VÁLLALKOZÓI ÜGYVITELBEN 264
4.4.1. Bevezetés az elektronikus aláírások világába 264
4.4.2. Alkalmazási területetek a vállalati ügyvitelben 268
4.4.3. Jogszabályok 271
4.4.4. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás 279
4.4.5. Minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás 283
4.4.6. Minősített elektronikus aláírás 284
4.4.7. Elektronikus bélyegző 287
4.4.8. Elektronikus időbélyegző 287
5. FEJEZET – ADATKEZELÉS A KISVÁLLALKOZÁSBAN – GDPR KÖTELEZETTSÉGEK 291
5.1. Adatkezelési tevékenységek leltára kisvállalkozásban 291
5.2. Mikor nem tartozik a GDPR hatálya alá egy kisvállalkozás? 294
5.3. Alapvető tudnivalók a GDPR-ról 294
5.3.1. A GDPR lényege és célja 295
5.3.2. A személyes adat fogalma és kategóriái 296
5.3.3. Mit jelent az adatkezelés? 299
5.3.4. Ki minősül adatkezelőnek? 304
5.3.5. Ki minősül adatfeldolgozónak? 306
5.3.6. A GDPR elvei 307
5.3.7 Az érintett jogai a GDPR-ban 313
5.3.8 A GDPR bírságszabályai 320
5.3.9. Az adatvédelmi hatóság 325
5.4. A vállalkozások GDPR-megfelelési kötelezettségei 330
5.4.1. Általános kötelezettségek 332
5.4.2. A vállalkozások adatbiztonsági kötelezettségei a GDPR alapján 346
5.4.3. Az adatvédelmi tisztviselő 353
5.4.4. Adatfeldolgozást végző vállalkozások külön GDPR megfelelési kötelezettségei 354
5.5. GDPR megfelelési intézkedések a kisvállalkozásban 357
5.6. Adatkezelési teszt a vállalkozásban 360
6. FEJEZET – INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK ÉS INTÉZKEDÉSEK KISVÁLLALKOZÁSBAN 361
6.1. Mit jelent az információbiztonság? 363
6.2. Információbiztonsági fenyegetések 364
6.3. Az információbiztonság minimális technikai eszközei kisvállalkozásban 366
6.4. Informatikai biztonsági követelmények kisvállalkozásban 368
6.4.1. Azonosítási kötelezettség előírása 368
6.4.2. Jogosultságkezelés 370
6.4.3. Naplózási rendszer kialakítása, működtetése 371
6.4.4. Vírusvédelem és mentesítés, rendszerfelügyelet 372
6.4.5. Titkosított adattárolás 373
6.4.6. Biztonsági mentés és helyreállítás 375
6.5. A szoftverekre vonatkozó szabályok 376
6.6. Tiltott adatok és adatkezelések 376
6.7. Papíralapú iratok kezelésére vonatkozó információbiztonsági szabályok 377
6.8. Az informatikai eszközök, adatok, iratok fizikai védelme 378
6.9. Pénzügyi biztonsági intézkedések 380